Mutterschaftsvertretung planen: Die Checkliste für Unternehmen
Eine gut geplante Mutterschaftsvertretung ist entscheidend für reibungslose Abläufe im Team. In dieser Checkliste zeigen wir Schritt für Schritt, wie Unternehmen Aufgaben dokumentieren, passende Vertretungsmodelle finden, das Team einbinden und die Rückkehr vorbereiten. Inklusive Tipps zu Kommunikation, Einarbeitung und Flexibilität. Ideal für HR, Teamleitungen und KMUs, die Mutterschaft nicht als Störfaktor, sondern als Chance verstehen wollen.
Wenn eine Mitarbeiterin schwanger wird, freuen sich viele Kolleg:innen mit ihr. Gleichzeitig tauchen aber auch organisatorische Fragen auf: Wann fällt sie aus? Wie lange wird sie fehlen? Wer übernimmt ihre Aufgaben? Und wie kann der Übergang möglichst reibungslos gestaltet werden? Wann kommt sie zurück? In welcher Rolle kommt sie zurück? In welchem Pensum wird sie weiter arbeiten? ... Fragen über Fragen.
Eine strukturierte Planung der Mutterschaftsvertretung ist der Schlüssel zu einem funktionierenden Team und zufriedenen Mitarbeitenden vor, während und nach der Mutterschaftspause. Hier kommt unsere erprobte Checkliste ins Spiel.
1. Frühzeitig kommunizieren
Sobald die Schwangerschaft bekannt ist, sollten erste Gespräche stattfinden:
Geplanter Beginn des Mutterschaftsurlaubs
Voraussichtliche Dauer der Abwesenheit? Verlängerung der offiziellen Mutterschaftspause?
Flexible Modelle mit berücksichtigen (z. B. frühere Ausstiege bei Bedarf)
In welcher Rolle möchte sie zurückkehren?
Zu welchem Pensum wird sie wieder einsteigen? Wird sie ihr Pensum gestaffelt aufnehmen?
2. Aufgaben und Verantwortlichkeiten erfassen
Gemeinsam mit der werdenden Mutter eine Liste erstellen:
Was sind ihre Kernaufgaben?
Welche Projekte laufen aktuell?
Wo gibt es regelmässige Deadlines?
Wer sind wichtige interne oder externe Ansprechpartner:innen?
Welche Tools und Systeme nutzt sie täglich?
Diese Transparenz ist die Grundlage jeder erfolgreichen Übergabe.
3. Wissen dokumentieren
Alles, was die Vertretung wissen sollte, schriftlich (=digital) festhalten:
Tools und Programme, die täglich genutzt werden
Wichtige Arbeitsabläufe und Prozesse
Interne und externe Kontakte mit Zuständigkeiten
Relevante Zugänge, Passwörter und Berechtigungen (sicher dokumentiert)
Informelles Wissen, z. B. Kundenbesonderheiten oder interne Absprachen
Laufende Projekte, Deadlines und Statusberichte
Diese Dokumentation erleichtert der Vertretung den Einstieg und minimiert Reibungsverluste.
4. Vertretungsmodell wählen
Intern, extern oder verteilt im Team? Je nach Unternehmensgrösse und Aufgabenprofil gibt es unterschiedliche Modelle. Tipp: Frische Impulse durch externe Fachkräfte können besonders im digitalen Marketing hilfreich sein.
Eine Übersicht zu verschiedenen Optionen findest du hier: Verschiedene Möglichkeiten für temporäre Vertretungen im Marketing
5. Übergabe planen und begleiten
Die Einarbeitung der Vertretung sollte idealerweise ein paar Wochen vor dem geplanten letzten Arbeitstag starten.
Gemeinsame Meetings zum Kennenlernen von Aufgaben, Prozessen und Kolleg:innen
Übergabedokumente mit klaren Zuständigkeiten und Informationen
Ein klarer Zeitplan für Einarbeitung, Übergabe und Check-ins
Im Falle eines reduzierten Arbeitspensums gegen Ende der Schwangerschaft: gestaffelte Übergaben einplanen
Diese Massnahmen helfen, alle Beteiligten vorzubereiten und sorgen für einen reibungslosen Übergang.
6. Team einbinden
Transparente Kommunikation ist entscheidend: Wer übernimmt was? Welche Ansprechpartner:innen gibt es während der Abwesenheit? So vermeidet man Missverständnisse und stärkt den Teamzusammenhalt.
7. Informationsbedarf klären
Möchte die frischgebackene Mutter während ihrer Abwesenheit über gewisse Themen informiert werden?
In welcher Regelmässigkeit möchte sie kontaktiert werden?
Soll sie zu Teamanlässen wie Apéros, Ausflügen oder Weihnachtsessen eingeladen werden?
Wünscht sie einen Buddy im Team oder soll die Teamleitung den Kontakt halten?
Wenn ihr diesen Punkt besprochen habt, habt ihr schon vieles mehr besprochen als die meisten anderen Unternehmen.
8. Rückkehr vorbereiten
Auch die Zeit nach dem Mutterschaftsurlaub sollte bedacht werden:
Welche Arbeitszeitmodelle sind möglich?
Wie gelingt ein sanfter Wiedereinstieg?
Gibt es Aufgaben, die dauerhaft angepasst werden müssen?
Sind Optimierungen der Aufgaben, Abläufe im Verlaufe der Dokumentation und Übergaben erkannt worden?
Fazit
Mutterschaftsvertretungen sind kein organisatorisches "Notprogramm", sondern eine Chance für bessere Prozesse, neue Perspektiven und ein starkes Teamgefühl. Wer rechtzeitig plant und offen kommuniziert, sorgt für Entlastung und zeigt, dass Vereinbarkeit im Unternehmen nicht nur ein Schlagwort für "Family Washing" ist.
Ihr braucht Unterstützung bei der Planung oder Umsetzung einer Mutterschaftsvertretung?
Wir begleiten in jeder Etappe!